Lorsqu’une personne gère une piscine municipale, elle peut être souvent confrontée à des difficultés, qu’elles soient logistiques, administratives ou humaines. Le réflexe est bien souvent, dans un premier temps, de gérer sur papier et de modeler les décisions avec le crayon ou le stylo sur des impressions de documents. Bien qu’archaïque, cette manière de procéder s’avère peu coûteuse. Cependant, elle s’avère rapidement peu efficace : papiers volants, perte d’informations, relecture difficile, transmission des informations sont autant d’écueils que l’on rencontre fréquemment.
Plan de l'article
Optimiser la gestion d’un centre aquatique par l’informatique
Informatiser la gestion de la piscine est une alternative qui, si elle a un coût supérieur au papier, offre davantage de souplesse et d’efficacité. Optimiser son centre aquatique avec un logiciel de gestion de piscine municipale est certainement la meilleure des solutions à de multiples égards, mais son coût peut freiner certains gérants qui peuvent y voir une charge budgétaire supplémentaire dans un cahier des charges de la collectivité déjà bien garni.
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Beaucoup de gérants se tournent alors vers une solution médiane, à mi-chemin entre le papier et le logiciel de gestion pour sa piscine municipale ou son centre aquatique. Un fichier Excel, avec des tableaux gérés convenablement, des formules de calcul propres et des macros efficaces, permet d’avoir une première solution fiable, d’autant que les calculs sont automatisés et permettent de gagner du temps, tout en ayant une vision transversale de tous les éléments à gérer au sein de la piscine.
Automatiser des tâches de gestion
Le nerf de la guerre est bien souvent la gestion du temps. La constitution d’un fichier Excel est un investissement, non pas pécunier, mais en termes de temps passé à constituer les tableaux de données, à créer des formules ou les refaire si elles ne correspondent pas au résultat souhaité. Gérer les entrées et sorties de la piscine, en matière de stocks de consommables, peut être intéressant pour le gestionnaire du centre aquatique ou de la piscine municipale. Il est même possible de visualiser des données importantes, par des jeux de couleurs, lorsque des quantités de stocks sont faibles par exemple.
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Cependant, si le fichier Excel est un formidable outil pour le seul gérant, il va vite avoir des limites quand il s’agit de le faire visualiser ou contrôler par d’autres personnes, ou lorsque l’on souhaite partager les informations entre plusieurs utilisateurs, qu’il s’agisse du personnel de la piscine municipale ou des pratiquants occasionnels souhaitant réserver des créneaux pour venir nager en bassin.
La synchronisation des données pour tous les utilisateurs
Dans ce cas de figure, lorsque déléguer des tâches ou partager des données est une solution retenue par le service de gestion du centre aquatique, un logiciel offre beaucoup plus d’avantages et de souplesse. Avec une base de données, toutes les informations de la piscine sont centralisées au même endroit. Mais attention : un logiciel monoposte, sans partage, n’offrira pas plus d’avantages qu’un simple fichier Excel ; en revanche, un logiciel serveur centralisant les informations, déployé sur plusieurs postes, est immédiatement beaucoup plus intéressant pour toutes les personnes du centre qui souhaitent l’exploiter.
Dans cette version, le logiciel va permettre aux maîtres nageurs de gérer leur disponibilité, d’affecter des couloirs aux nageurs, de gérer des réservations de créneaux pour les utilisateurs, ou même d’avoir accès à des données de gestion des stocks afin de faire remonter des informations aux gérants. Il est même possible de rechercher des remplaçants pour des postes vacants afin de ne pas perturber le fonctionnement, lorsque des congés sont posés ou lorsque des arrêts maladie sont enregistrés. Cependant, lorsque l’on veut aller au bout des choses, il manque une petite fonctionnalité, et pas des moindres !
Informatiser la gestion de sa piscine : un gain fonctionnel pour tous
En effet, si l’on souhaite aller au bout de l’automatisation, pour optimiser au maximum son temps de gestion, ouvrir la réservation de créneaux aux nageurs et utilisateurs du complexe aquatique permet d’éviter des coups de fil, des lectures et des réponses à des e-mails, et soulage de bien des tracas administratifs. Si le logiciel serveur est une solution intéressante, elle se heurte non seulement à la problématique de la compatibilité des logiciels installés sur les postes des utilisateurs, mais également à l’impossibilité d’ouvrir la gestion à l’extérieur du réseau de la piscine municipale.
Externaliser la gestion de sa piscine municipale via un logiciel de gestion en ligne devient alors la solution la plus adaptée car elle va permettre d’ouvrir la réservation des créneaux de nage à tout potentiel utilisateur ou simple nageur, qui peut ainsi réserver comme bon lui semble, sans avoir à prendre du temps au maître nageur ou au gestionnaire de la piscine. Toutes les informations restent centralisées et accessibles depuis n’importe quel ordinateur relié à Internet, ce qui favorise l’accès à tous, l’instantanéité de l’information et, au final, permet un gain fonctionnel considérable pour tous, gérants, utilisateurs comme nageurs !
Plusieurs solutions existent donc pour gérer efficacement son centre aquatique ou sa piscine collective, de la plus simple et la moins onéreuse (la feuille de papier et le crayon) à la plus poussée et la plus fonctionnelle, via un logiciel en ligne de gestion de piscine municipale. Tout est question de budget, mais également d’optimisation du temps, des tâches répétitives, de centralisation des données et d’accès à un outil informatisé partagé par tous ses utilisateurs. A vous de faire votre meilleur choix parmi toutes ces possibilités !
